Microsoft Word היא תוכנת עיבוד תמלילים שיכולה לעזור לך ליצור מסמכים החל מדוחות וספרים ועד מכתבים וקורות חיים. אחת התכונות השימושיות ביותר של Word היא היכולת ליצור תבניות, שהם מסמכים בסיסיים המכילים את העיצוב והתוכן שאנו רוצים להשתמש בהם שוב ושוב.
על ידי שימוש בתבנית, עלינו לשנות רק את הנתונים הספציפיים לכל מקרה, מה שמאפשר לנו לעשות זאת חסוך זמן ומאמץ בעת יצירת מסמכים דומים. מאמר זה יסביר שלב אחר שלב כיצד ליצור תבניות ב-Microsoft Word עבור Windows ו-Mac בנוסף, נלמד כיצד לאחסן, לשנות ולהשתמש בתבניות שיצרנו או הורדנו.
מהי תבנית ב-Word
תבנית Word היא מסמך המכיל את ה עיצוב, סגנון ותוכן שאנו רוצים להשתמש בהם במסמכים אחרים. לדוגמה, אנו יכולים ליצור תבנית מכתב עסקי הכוללת את ה-lלוגו החברה שלנו, סוג וגודל גופן, שוליים, כותרת עליונה ותחתונה, כמו גם הטקסט הסטנדרטי לומר שלום ולהתראות. לכן, נצטרך רק לפתוח את התבנית ולשנות את נתוני הנמען ואת הנושא בכל פעם שנרצה לכתוב מכתב עסקי.
תבניות מאפשרות לנו ליצור מסמכים אחידים וסגנון מקצועי ללא צורך להגדיר כל אלמנט באופן ידני. בנוסף, הם עוזרים לנו לשמור על עקביות במסמכים שלנו ולמנוע טעויות.
ניתן להשתמש בתבניות המובנות מראש של Word עבור מגוון רחב של סוגי מסמכים, כולל דוחות, קורות חיים, חשבוניות, הזמנות וכו'. אנחנו יכולים למצוא אותם בתפריט קובץ> חדש ולבחור את המתאים ביותר לצרכים שלנו. בנוסף, אנו עשויים לקבל תבניות נוספות מאתר Microsoft או מאתרים אחרים.
אפשרות נוספת היא ליצור תבניות מותאמות אישית ממסמכים קיימים. כדי להשיג זאת, עלינו לשמור את המסמך כתבנית עם ההרחבה .dotx or.dotm, תלוי אם הוא מכיל פקודות מאקרו. לאחר מכן, נוכל לגשת לתבנית מהתפריט קובץ > חדש > מותאם אישית או מהתיקייה שבה שמרנו אותה. לכן, נוכל לשנות את התבנית או ליצור מסמכים חדשים בהתבסס עליה.
כיצד ליצור תבנית ב-Windows
חלונות מאת אריה-אסלאמי
אנו יכולים לבצע את השלבים הבאים כדי ליצור תבנית ב-Word עבור Windows:
- פתח את וורד. לאחר מכן לחץ על הכרטיסייה "קוֹבֶץ".
- לחץ על נואבו ולאחר מכן על מסמך ריק.
- צור את מסמך הבסיס שבו אנו רוצים להשתמש כתבנית, תוך החלת הפורמט והתוכן הרצויים. אנחנו יכולים לשנות סוג וגודל האות, צבעים, שוליים, כותרת עליונה ותחתונה, טבלאות, תמונות וכו'. עם כלי הסרט. גַם אנחנו יכולים להוסיף שדות טקסט או מצייני מיקום כדי לקבוע היכן אנו רוצים להזין את הנתונים המשתנים של כל מסמך.
- לאחר יצירת מסמך הבסיס, לחץ על הכרטיסייה "קובץ" ובחר "שמור בשם".
- בחר את מיקום האחסון של התבנית. אנחנו יכולים לשמור אותו בכל תיקיה במחשב שלנו או בענן, אבל אם נרצה שהוא יופיע ב- רשימת תבניות זמין ב-Word, עלינו לשמור אותו בתיקיית Office Custom Templates, שנמצאת בתוך תיקיית המסמכים.
- תן לתבנית שם ובחר את סוג הקובץ תבנית Word (*.dotx).
- לחץ על האפשרות "להציל".
כיצד ליצור תבנית ב-Mac
אנו יכולים לבצע את השלבים הבאים כדי ליצור תבנית ב-Word עבור Mac:
- פתח את וורד. בחר קובץ ולאחר מכן חדש מסמך.
- צור את מסמך הבסיס שבו נרצה להשתמש כתבנית, תוך שימוש בפורמט ובתוכן הרצויים. סרגל הכלים מאפשר לנו להתאים את הגופן, הגודל, הצבעים, השוליים, כותרת עליונה ותחתונה, טבלאות, תמונות וכו'.
- לאחר יצירת מסמך הבסיס, לחץ קובץ ואז שמור כתבנית.
- בחר מיקום אחסון של התבנית. אם נרצה שהוא יופיע ברשימת התבניות הזמינות של Word, עלינו לשמור אותו בתיקייה /Users/username/Library/Groups/UBF8T346G9.Office/Contents/Templates.
- תן לתבנית שם ובחר את סוג הקובץ Word Template (.dotx).
- לחץ על הכפתור "להציל".
כיצד להשתמש ולשנות תבניות Word
אנו יכולים לשמור, לשנות ולהשתמש בתבנית ב-Word לאחר שיצרנו או הורדנו אותה:
- כדי לשמור תבנית, עלינו לבצע את אותם השלבים כמו ליצור אותו, אך עלינו לבחור באפשרות שמור או שמירה בשם במקום חדש.
- כדי לשנות תבנית, עלינו לפתוח אותו כמסמך רגיל, בצע את השינויים הרצויים ולאחר מכן שמור אותו באותו שם וסוג קובץ. חשוב לא לבלבל את אפשרות השמירה עם שמור בשם, מכיוון שהראשון יוצר מסמך חדש במקום תבנית.
- כדי להשתמש בתבנית, פתח את Word ולחץ על הכרטיסייה קובץ. לאחר מכן לחץ על חדש ובחר תבנית מרשימת התבניות הזמינות. אם אנחנו לא יכולים למצוא את התבנית שרצינו, נוכל ללחוץ על כפתור ההתאמה האישית ולחפש אותו בתיקייה שבה שמרנו אותה. נוכל לשנות את הנתונים המשתנים של כל מסמך ולשמור אותם בשם אחר לאחר שפתחנו את התבנית.
מאות אפשרויות
יצירת תבניות ב-Word היא דרך אחת שימושי ויעיל צור מסמכים בעלי מראה מקצועי מבלי להגדיר הכל ידנית בכל פעם. אנו יכולים ליצור, לשמור, לשנות ולהשתמש בתבניות שאנו צריכים עבור הפרויקטים שלנו בכמה שלבים בלבד. Word מספקת לנו מגוון רחב של כלים להתאים ולהתאים אישית התבניות שלנו.
אנו יכולים גם להבטיח שהמסמכים שלנו מגובשים ועקביים על ידי שימוש בתבניות Word. לכן, נוכל לתת לקוראינו או ללקוחותינו רושם רציני ומקצועי יותר. תבניות מאפשרות לנו לשמור סגנון, פורמט ותוכן מדים בכל המסמכים שלנו.
בנוסף, יצירת תבניות בוורד מאפשרת לנו להימנע מלחזור על אותו תהליך בכל פעם שאנו יוצרים מסמך דומה. לכן, אנחנו יכולים להשקיע יותר זמן ב משימות יצירתיות או משמעותיות יותר. כלי שימושי מאוד לשיפור הפרודוקטיביות והאיכות של המסמכים שלנו הוא תבנית. למה לא לנסות את זה?